DPO-Tutorials
Die Tutorials auf DPO sind unerlässlich, um die Funktionen und Funktionalitäten der Plattform zu beherrschen. Sie bieten Schritt-für-Schritt-Anleitungen zum Erstellen, Verwalten und Genehmigen von Bestellungen und stellen sicher, dass die Benutzer das System effizient nutzen können. Die Tutorials sind sowohl für Anfänger als auch für fortgeschrittene Benutzer konzipiert und verbessern ihre Fähigkeit, die Software effektiv zu nutzen.
So verwenden Sie Purchase Orders
So verwenden Sie Bestellungen
Genehmigungsebenen einrichten
Einrichten von Genehmigungsebenen
Das Festlegen von Genehmigungsebenen ist wichtig, um die Kontrolle über den Beschaffungsprozess aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass alle Käufe durch das entsprechende Personal autorisiert werden.
Bypass-Funktion
Eine Bypass-Funktion ist wichtig, da sie Flexibilität im Genehmigungsprozess bietet und so die Durchführung dringender Einkäufe ermöglicht.
Budgetverwaltung und -verfolgung
Bestellungen genehmigen
Die Genehmigung einer Bestellung ist wichtig, um sicherzustellen, dass alle Einkäufe autorisiert sind und im Rahmen des Budgets liegen.
Eine Bestellung stornieren
Durch die Stornierung einer Bestellung können Sie eine nicht mehr benötigte Bestellung offiziell stornieren und so unnötige Kosten und Missverständnisse mit Lieferanten vermeiden.
Bestellungen abschließen
Das Schließen einer Bestellung ist wichtig, da es den Abschluss des Beschaffungsprozesses signalisiert und sicherstellt, dass alle Waren oder Dienstleistungen empfangen und bezahlt wurden.
Budgets einrichten und verwalten
Mit der Funktion „Budgets“ können Unternehmen ihre Ausgabenlimits festlegen und kontrollieren sowie durch Budgetverfolgung und Warnmeldungen in Echtzeit übermäßige Ausgaben verhindern.
Einen Katalog einrichten
Mithilfe der Katalogfunktion können Unternehmen eine Liste genehmigter Produkte und Dienstleistungen erstellen und verwalten und so die Konsistenz beim Einkauf gewährleisten.
So verfolgen Sie Lieferungen
Mit der Sendungsverfolgung können Sie überprüfen, ob Ihre Bestellung vollständig zugestellt wurde oder ob noch Artikel fehlen.
Passen Sie Ihr PO-Buch an
So verfolgen Sie Rechnungen
Mit der Rechnungsverfolgung können Unternehmen Rechnungen dem Gesamtbetrag der Bestellungen zuordnen und sie mit den von Ihnen durchgeführten Lieferungen vergleichen.
POs mit mehreren Tags kennzeichnen
Mit der Markierungsfunktion können Unternehmen Bestellungen im Ansichtsbereich kategorisieren. Die Markierung von Bestellungen kann vollständig angepasst werden.
Verwenden Sie den Artikelmultiplikator
Mit der Funktion „Budgets“ können Unternehmen eine Bestellanforderung erstellen, indem sie einen Betrag und einen entsprechenden Preis eingeben.
Passen Sie Ihre Komponentenstruktur an
Mit der Komponentenfunktion können Unternehmen eigene Abschnitte und Kategorien erstellen, die für eine gesamte Bestellung gelten.
Kontenplan importieren
Mithilfe der Kontenplanfunktion können Unternehmen Bestellungen in ein Buchhaltungssystem integrieren, in dem Sie jeden Artikel mit einem bestimmten Kontocode kategorisieren müssen.
Persönliche Einstellungen
Persönliche Einstellungen ermöglichen dem Benutzer, Benutzernamen, Passwörter und E-Mail-Benachrichtigungseinstellungen zu ändern.
So laden Sie neue Benutzer ein
Mit dieser Funktion können Unternehmen ihnen individuelle Berechtigungen erteilen, beispielsweise Freigaberechte oder Einschränkungen bei der Anzeige bestimmter Bestellungen.
Richten Sie automatische Lieferantenbenachrichtigungen ein
Mit dieser Funktion können Unternehmen die automatische Lieferantenbenachrichtigung für endgültig genehmigte Einkaufsbestellungen aktivieren.
QuickBooks Online-Integration
Durch die Integration kann das Unternehmen Lieferanten-, Artikel- und Kontocodeinformationen nahtlos mit der digitalen Bestellung synchronisieren.
Erstellen einer Bestellung
Um genaue Finanzunterlagen zu führen und die Rechenschaftspflicht im Beschaffungsprozess sicherzustellen, ist die Erstellung einer Bestellung unabdingbar.
Ändern einer Bestellung
Die Änderung einer Bestellung ist wichtig, um alle Änderungen, wie z. B. Mengen, Preise oder Liefertermine, genau wiederzugeben und sicherzustellen, dass beide Parteien übereinstimmen.
Anzeigen einer Bestellung
Benutzer können ihre Bestellungen anzeigen, indem sie zur Registerkarte „Bestellungen“ navigieren. Dort wird ihnen eine umfassende Liste aller Bestellungen mit ihrem Status angezeigt.